今回紹介するのは「丁寧なメールを作成するプロンプト」です。
ビジネスメールでは、相手に対し、敬意を表しながら、
依頼事項を明確に伝えることが重要です。
特に、時間や納期に関する依頼は、重要ですが、メールで伝えようとすると、
書き方次第で相手にプレッシャーを与え、不快にしてしまいます。
相手にプレッシャーを与えないように配慮しつつも、
確実に伝わるようにする必要があります。
今回紹介するプロンプトでは、伝えたい「要素」をビジネスシーンに適した
丁寧な表現で盛り込み、依頼事項を伝える、丁寧なメールを作成します。
＃プロンプト
日本語
次の要素をすべて含めて、相手に丁寧で配慮のあるビジネスメールを作成してください。
文章全体がスムーズで自然な流れになるようにし、
依頼事項が柔らかく、かつ明確に伝わるようにしてください。
また、メール全体で敬意とプロフェッショナルな印象を与えることを心がけてください。
#要素
・会議の時間を守るようお願いする。
・明日までに資料の送付を依頼する。
・早急な対応をお願いしたい案件があることを伝える。
・予算に関して確認を依頼する。
・期限の厳守を促す。
#メールの構成指示
・件名を作成してください（件名は内容が一目でわかりやすいものにしてください）。
・挨拶と導入として、相手への感謝や現状の確認を含めてください
（例：「お世話になっております」「先日はご対応ありがとうございました」など）。
・依頼事項は、箇条書きの要素を柔らかく丁寧な表現でまとめてください。
・各要素を簡潔かつ配慮のある言い回しにし、依頼の理由や背景も適宜添えてください
（例：「お手数ですが」「恐れ入りますが」などのフレーズを活用）。
・結びとして、協力に対する感謝や今後の協力を期待する旨を記載してください
（例：「何卒よろしくお願い申し上げます」など）
・署名には、正式なビジネスメールの形式に沿った署名を付けてください。
英語
Prompts to help you write polite business emails:
Create a polite and considerate business email that includes the following elements.
Ensure that the entire email flows naturally, with requests communicated softly yet clearly.
The tone should convey respect and professionalism throughout.
Elements:
・Politely ask the recipient to adhere to the scheduled meeting time.
・Request the submission of materials by tomorrow.
・Inform them of an urgent matter that requires prompt attention.
・Ask for confirmation regarding the budget.
・Encourage the recipient to strictly meet the deadlines.
Email structure instructions:
・Write a clear and concise subject line that reflects the content of the email.
・Start with a greeting and an introduction, including expressions of gratitude or acknowledgement (e.g., “Thank you for your support,” “I appreciate your assistance last week,” etc.).
・Present the requests in a soft and polite manner, summarizing the listed elements with appropriate language.
・Keep each request concise and thoughtful, including reasons or context where necessary (e.g., using phrases like “I apologize for the inconvenience” or “I would appreciate your help with…”).
・Conclude the email by expressing gratitude for their cooperation and mentioning any future collaboration (e.g., “I look forward to your continued support,” “Thank you for your assistance,” etc.).
・End with a formal business signature in the appropriate format.
伝えたい内容は「要素」部分に適宜埋め込み、変更してご使用ください。
丁寧、確実に伝えるビジネスメールを短時間で作成したい方は、
ぜひこのプロンプトをお試しください。
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